Administrasi Desa Berdasarkan Tugas Pokok dan Fungsi Perangkat Desa

Infokom PPDI Bulukumba - ARTIKEL. Administrasi desa merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan desa yang tertib, efektif, dan akuntabel. Setiap perangkat desa memiliki tugas pokok dan fungsi (tupoksi) masing-masing dalam mengelola administrasi pemerintahan, pembangunan, pelayanan masyarakat, hingga pemberdayaan masyarakat desa.

Berdasarkan tugas dan kewenangannya, setiap perangkat desa wajib menyelenggarakan administrasi sesuai bidang tugasnya masing-masing agar pelayanan kepada masyarakat berjalan optimal serta mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan desa yang baik.

1. SEKRETARIS DESA

Tugas Sekretaris Desa

Sekretaris Desa bertugas membantu Kepala Desa dalam bidang administrasi pemerintahan desa.

Fungsi Sekretaris Desa

Sekretaris Desa memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Melaksanakan urusan ketatausahaan, meliputi:

   • Tata naskah;

   • Administrasi surat-menyurat;

   • Arsip;

   • Ekspedisi.

2. Melaksanakan urusan umum, meliputi:

   • Penataan administrasi perangkat desa;

   • Penyediaan prasarana perangkat desa dan kantor;

   • Penyiapan rapat;

   • Pengadministrasian aset;

   • Inventarisasi;

   • Perjalanan dinas;

   • Pelayanan umum.

3. Melaksanakan urusan keuangan, meliputi:

   • Pengurusan administrasi keuangan;

   • Administrasi sumber pendapatan dan pengeluaran;

   • Verifikasi administrasi keuangan;

   • Administrasi penghasilan Kepala Desa, perangkat desa, BPD, dan lembaga desa lainnya.

4. Melaksanakan urusan perencanaan, meliputi:

   • Penyusunan rencana APBDes;

   • Inventarisasi data pembangunan;

   • Monitoring dan evaluasi program;

   • Penyusunan laporan.

Buku Administrasi Sekretaris Desa

• Buku Peraturan di Desa (Perdes, Perkades, dan Peraturan Bersama Kepala Desa);

• Buku Keputusan Kepala Desa;

• Buku Lembaran Desa dan Buku Berita Desa;

• Buku Aparat Pemerintah Desa;

• Buku Tanah Kas Desa;

• Buku Tanah di Desa.

2. KEPALA URUSAN UMUM DAN PERENCANAAN

Tugas Kepala Urusan Umum dan Perencanaan

Kepala Urusan Umum dan Perencanaan bertugas membantu Sekretaris Desa dalam pelayanan administrasi pendukung pelaksanaan tugas pemerintahan desa.

Fungsi Kepala Urusan Umum dan Perencanaan

1. Melaksanakan administrasi surat-menyurat, arsip, ekspedisi, dan penataan administrasi perangkat desa;

2. Menyediakan prasarana perangkat desa dan kantor;

3. Menyiapkan rapat;

4. Mengadministrasikan aset;

5. Melaksanakan inventarisasi;

6. Mengatur perjalanan dinas dan pelayanan umum;

7. Menyusun rencana APBDes;

8. Menginventarisasi data pembangunan;

9. Melakukan monitoring dan evaluasi program;

10. Menyusun laporan;

11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Sekretaris Desa atau Kepala Desa.

Buku Administrasi Kepala Urusan Umum dan Perencanaan

• Buku Agenda;

• Buku Ekspedisi;

• Buku Inventaris dan Kekayaan Desa;

• Buku Tamu Umum;

• Buku Tamu Khusus;

• Buku Notulen Musyawarah;

• Buku Presensi Musyawarah;

• Buku Register Pelayanan Surat;

• Buku Disposisi Surat;

• Buku Presensi Dinas/Ceklock;

• Buku RPJMDes;

• Buku RKPDes;

• Buku APB Desa;

• Buku Rencana Anggaran Biaya;

• Buku Kegiatan Pembangunan;

• Buku Inventarisasi Hasil-Hasil Pembangunan;

• Buku Dokumen Rencana Kegiatan.

3. KEPALA URUSAN KEUANGAN

Tugas Kepala Urusan Keuangan

Kepala Urusan Keuangan bertugas membantu Sekretaris Desa dalam urusan pelayanan administrasi keuangan pemerintahan desa.

Fungsi Kepala Urusan Keuangan

1. Mengurus administrasi keuangan;

2. Mengelola administrasi sumber pendapatan dan pengeluaran;

3. Melakukan verifikasi administrasi keuangan;

4. Mengelola administrasi penghasilan Kepala Desa, perangkat desa, BPD, dan lembaga desa lainnya;

5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Sekretaris Desa atau Kepala Desa.

Buku Administrasi Kepala Urusan Keuangan

• Buku Kas Umum;

• Buku Kas Pembantu;

• Buku Bank Desa;

• Buku Kas Pembantu Kegiatan;

• Buku Daftar Siltap, Tunjangan, dan Perjalanan Dinas;

• Buku SPJ Insentif dan Tunjangan BPD;

• Buku SPJ Honorarium LKD;

• Buku Dokumen SPJ Kegiatan.

4. KEPALA SEKSI PEMERINTAHAN

Tugas Kepala Seksi Pemerintahan

Kepala Seksi Pemerintahan bertugas membantu Kepala Desa sebagai pelaksana tugas operasional pemerintahan desa.

Fungsi Kepala Seksi Pemerintahan

1. Melaksanakan manajemen tata praja pemerintahan;

2. Menyusun rancangan regulasi desa;

3. Mengelola keamanan, ketentraman, dan ketertiban masyarakat;

4. Melaksanakan administrasi kependudukan desa;

5. Melaksanakan administrasi pertanahan desa;

6. Melaksanakan penataan dan pengelolaan wilayah;

7. Mendata dan mengelola profil desa;

8. Memantau kegiatan sosial politik desa;

9. Menyusun laporan penyelenggaraan pemerintahan desa;

10. Memberikan pelayanan kepada masyarakat;

11. Menyusun laporan kegiatan sesuai bidang tugas;

12. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Kepala Desa;

13. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Desa.

Buku Administrasi Kepala Seksi Pemerintahan

• Buku Induk Penduduk;

• Buku Mutasi Penduduk Desa;

• Buku Rekapitulasi Jumlah Penduduk;

• Buku Penduduk Sementara;

• Buku KTP dan KK;

• Buku Profil Desa;

• Buku Data dan Kegiatan Siskamling;

• Buku Data Catatan Kejadian;

• Buku Data Izin Keramaian;

• Buku Data dan Kegiatan Lingkungan Hidup.

5. KEPALA SEKSI KESEJAHTERAAN DAN PELAYANAN

Tugas Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pelayanan

Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pelayanan bertugas membantu Kepala Desa sebagai pelaksana tugas operasional di bidang kesejahteraan masyarakat dan pelayanan desa.

Fungsi Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pelayanan

1. Merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi pembangunan desa dan pemberdayaan masyarakat;

2. Menginventarisasi dan memantau pembangunan desa;

3. Meningkatkan sarana dan prasarana pembangunan desa;

4. Melaksanakan sosialisasi dan motivasi masyarakat;

5. Menyiapkan rancangan RPJMDes dan RKPDes;

6. Memberikan pelayanan kepada masyarakat;

7. Menyusun laporan kegiatan;

8. Melaksanakan penyuluhan dan motivasi masyarakat;

9. Meningkatkan partisipasi masyarakat;

10. Menangani kegiatan kesejahteraan sosial;

11. Melestarikan nilai sosial budaya masyarakat;

12. Melaksanakan kegiatan keagamaan;

13. Menyiapkan rancangan peraturan desa sesuai bidang tugas;

14. Mengembangkan swadaya masyarakat;

15. Memberikan saran kepada Kepala Desa;

16. Melaksanakan tugas lain dari Kepala Desa.

Buku Administrasi Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pelayanan

• Buku Kader Pendampingan dan Pemberdayaan Masyarakat;

• Buku Kegiatan Pelatihan;

• Buku Kegiatan Kelompok Usaha/BUM Desa;

• Buku Kegiatan Gapoktan;

• Buku Kegiatan LPM;

• Buku Kegiatan PKK;

• Buku Kegiatan Karang Taruna;

• Buku Kegiatan Linmas;

• Buku Kegiatan RW;

• Buku Kegiatan RT;

• Buku Kegiatan Kopdes-MP;

• Buku Data LKD;

• Buku Data Lembaga Pendidikan dan Kursus;

• Buku Data Ormas;

• Buku Data Orpol;

• Buku Data Organisasi Pemuda;

• Buku Data LSM;

• Buku Data Kopdes-MP.

6. KEPALA DUSUN

Tugas Kepala Dusun

1. Berkedudukan sebagai unsur pelaksana tugas Kepala Desa di wilayah kerjanya;

2. Menjalankan kegiatan pemerintahan desa di wilayah dusun masing-masing.

Fungsi Kepala Dusun

1. Membina ketentraman dan ketertiban masyarakat;

2. Melaksanakan perlindungan masyarakat;

3. Mengelola mobilitas kependudukan dan wilayah kerja;

4. Menyusun perencanaan pembangunan dusun;

5. Membina kemasyarakatan;

6. Melaksanakan pemberdayaan masyarakat;

7. Memberikan pelayanan kepada masyarakat;

8. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada Kepala Desa;

9. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Kepala Desa;

10. Melaksanakan tugas lain dari Kepala Desa.

Buku Administrasi Kepala Dusun

• Buku Data dan Kegiatan Pemerintahan di Wilayahnya;

• Buku Data dan Kegiatan Pembangunan di Wilayahnya;

• Buku Data dan Kegiatan Pembinaan Kemasyarakatan;

• Buku Data dan Kegiatan Pemberdayaan Masyarakat;

• Buku Tanah di Dusun;

• Buku Induk Penduduk Dusun;

• Buku Mutasi Penduduk Dusun;

• Buku Rekapitulasi Jumlah Penduduk Dusun;

• Buku Penduduk Sementara di Dusun;

• Buku Profil Dusun;

• Buku Data dan Kegiatan Siskamling;

• Buku Data Catatan Kejadian;

• Buku Kegiatan Linmas;

• Buku Kegiatan RW;

• Buku Kegiatan RT.

Administrasi desa yang tertib dan terstruktur menjadi fondasi penting dalam mewujudkan pemerintahan desa yang profesional, transparan, dan akuntabel. Setiap perangkat desa memiliki tanggung jawab administrasi sesuai bidang tugasnya masing-masing. Dengan pengelolaan administrasi yang baik, pelayanan kepada masyarakat dapat berjalan lebih efektif serta mendukung pembangunan dan pemberdayaan masyarakat desa secara berkelanjutan.